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Customer Service Representative – F/H

Présentation société

Abbott est une société de soins de santé diversifiée à l’échelle mondiale dont l’objectif principal est d’aider les gens à vivre pleinement et en bonne santé. Nous offrons un large portefeuille de produits leaders sur le marché qui s’alignent sur les tendances à long terme en matière de soins de santé.

OBJECTIF PRINCIPAL DU POSTE

• Fournir en interne et en externe le meilleur service possible en matière de gestion des commandes, demandes de prix et de facturation, demandes de services et réclamations clients.
• Se conformer aux procédures internes (Système Qualité de la Société) et à la législation applicable.
• Gérer toutes les activités quotidiennes du Service Client de façon autonome et indépendante.

MISSIONS ET RESPONSABILITES PRINCIPALES

Tâches de Front Office :

• Réceptionner et enregistrer les demandes téléphoniques de tous les clients
• Prendre en charge les réclamations clients et mener les investigations
• Suivre les écarts de prix avec le Responsable du Service Client/le Service des Marchés/le Responsable de Division/le Responsable des ventes
• Editer les notes de crédit pour les retours et les réclamations dans les délais et consignes imposés par la procédure officielle dont le flux d’approbation et l’enregistrement/archivage des documents
• Editer les notes de crédit pour les cross-charge, rabais et corrections de prix, dans le respect des délais des procédures internes
• Etre en contact quotidien avec les sociétés de transport, pour les enlèvements réguliers et les plannings de livraison, les investigations sur les réclamations et le suivi des urgences
• Organiser les retours
• Créer des PER et les suivre en collaboration avec la force de vente
• Prendre en charge les PER en accord avec les directives qualité

Tâches de Back Office :

• Réceptionner et enregistrer les commandes reçues par e-mail, fax ou courrier pour tous les clients
• Assurer le suivi des commandes par le traitement des listes d’exception (blocages divers)
• Suivre les procédures relatives à la réception, à la vérification et à la création des commandes/édition des factures
• Editer les documents nécessaires, tels que bons de livraison, factures proforma et notes de crédit
• Assurer toute la facturation dans les temps impartis et de façon précise, y compris la facturation éléctronique
• Contrôler quotidiennement les factures éditées par le système, vérifier que toutes les commandes aient bien été facturées
• Suivre les backorders (rupture de stock)
• Organiser la Mise à jour des données système Master Data Maintenance (clients, produits, prix) avec les personnes habilitées
• Participer activement aux recherche de tracabilité des produits si nécessaire
• Assister les départements qualité et vente dans l’implémentation des FSCA (Field Safety Corrective Action)

Activités générales :

• Suivre les inventaires des dépôts et des stocks (organisation, réconciliation et suivi)
• Aider à la formation des nouveaux Chargés de clientèle  sur les activités du service clients
• Respecter toutes les règles listées dans le code de conduite de la Société, the Health Care Professionals and the Stand & Deliver Policies
• Etre le contact de certains fournisseurs approuvés/ connaître les termes des contrats et tenir l’entreprise informée, être responsable de la mise à jour de la liste des fournisseurs approuvés (si applicable)

Gestion de stock :

• Produire des rapports sur les stocks et les produits en dépôt à date de péremption courte et alerter régulièrement la force de vente et les Responsable locaux

Activités du magasin local :

• Etre responsable de toutes les activités du magasin local
• Emballer et expédier les produits depuis le magasin local si nécessaire
• Réceptionner les retours de produits et mettre à jour le système si nécessaire
• Répondre aux demandes de stock
• Suivre les sorties de stock
• Utiliser la méthode FEFO sur les produits afin de minimiser l’obsolescence

Descriptif du profil

QUALIFICATION & COMPETENCES

• Diplôme de l’enseignement Supérieur
• Expérience précédente du Service Clients
• Maîtrise orale et écrite de la langue locale
• Bon niveau d’anglais, écrit et parlé
• Connaissance de Microsoft Office
• Connaissance d’un ERP (SAP, Oracle…)
• Esprit d’équipe
• Orientation clients et services
• Bonnes capacités d’organisation
• Bonnes compétences en communication pour les contacts en interne et en externe, bonne aptitude à travailler dans un environnement avec des échéances imposées
• Intégrité
• Sens de l’initiative et adaptabilité à une organisation évolutive
• Sensibilité produits

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Guillaume AITAMER
guillaume.aitamer@abbott.com